职场撰写邮件的十一条军规

  文/唐筠

  1、邮件要同时发给几个人,收件人、抄送和密送怎么选择?需要对方回信的,就选收件人;只需让对方获知,无需回信的,就选抄送人;不想让其他人知道的收信人,就选密送。密送还可以让群发邮件看起来好像单独发送的,例如同时给几位面试者发通知,就可以用密送。

  2、空白标题是最失礼的行为;把所有想说的话都写在标题里,邮件正文一片空白同样失礼。

  3、信件正文称呼不可少,最简单的一个“Hi”或者“你好”,有时比客套的问候更有效。

  4、如果一封邮件中提到某些文件,即便你确认对方一定有,最好也在附件中发一份。收件人直接下载附件一定比在电脑中寻找一份文件更快也更方便。

  5、如果你要给对方发一份word文档,最好在邮件正文中用纯文本拷贝一下文档里的内容。这样如果对方是用手机查收邮件,就不再需要下载文档再看了。

  6、想跟领导们展示自己精心排版制作的PDF或PPT,最好把每个页面单独存成图片格式。

  7、不论是什么格式的附件,一定要有一个简短且明确的描述,考虑到手机阅读的情况,文件名不能过长。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要,那就更加分了。

  8、跨国公司的统一邮件签名格式里,大多数都包含邮件地址,因为你的信可能被转发或回复给其他人,这时候收件人就只能通过签名档找到你的联系方式了。

  9、最好用“我们”来代替“你”,比方说“我们要按照合同办”比“你要按照合同办”看起来更舒服。

  10、把所有发过的邮件保留在发件箱里绝对是一个好习惯。当客户或者有意刁难你的同事故意说没有收到你的邮件时,至少你可以打开发件箱,作为“证据”。

  11、不在半夜给客户打电话是最基本的礼貌,但半夜给客户发邮件却会让他们为你的勤奋感动。出差途中,在火车站等嘈杂的地方不方便给老板打电话汇报情况?用手机发一封邮件吧,别忘了提一句,“我在火车站,周围比较乱,只能用手机发邮件”,老板最喜欢这样的员工。

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